Responsable Administratif Régional (H/F)

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📍 Basé à Argentan

Chez CetteFamille, nous réinventons la manière de bien vieillir en France grâce à nos maisons partagées pour seniors.

Notre mission : offrir aux personnes âgées un cadre chaleureux, convivial et sécurisant, loin de l’isolement.

Au sein de l’équipe régionale, le/la Responsable Administratif joue un rôle clé dans la fluidité du parcours des colocataires et dans le bon fonctionnement des maisons. Véritable point d’appui pour les équipes terrain, il/elle veille à la qualité des dossiers administratifs, à la réactivité du service client et à la coordination avec les différents partenaires.

Ce poste est au cœur de l’activité : il combine gestion administrative, relation client et support opérationnel aux équipes régionales.

🎯Missions :

Assurer un parcours administratif fluide pour les colocataires

• Gérer les formalités administratives liées aux entrées et sorties de colocation

• Constituer et maintenir à jour les dossiers administratifs (CNI, mandats, pièces obligatoires…)

• Monter et suivre les dossiers APA des colocataires

• Assurer la complétude des dossiers dès l’entrée en colocation

Animer le service client régional

• Réceptionner et qualifier les demandes des familles et des colocataires

• Coordonner et dispatcher les requêtes vers les bons interlocuteurs

• Traiter certaines réclamations lorsque nécessaire

• Assurer une communication claire et réactive avec les clients et leurs familles

• Créer et suivre les requêtes dans les outils dédiés

Soutenir les équipes régionales au quotidien

• Apporter un appui administratif aux Responsables de Maison (coordination de visites, support planning…)

• Soutenir l’ensemble des équipes régionales dans leurs démarches administratives

• Contribuer ponctuellement aux besoins administratifs de l’équipe RH au niveau régional

• Participer aux temps forts de la région (réunions d’équipe, installations, JPO, CDC…)

Contribuer à la bonne gestion administrative et financière

• Appuyer le suivi de facturation (révision et validation des factures)

• Gérer les formalités liées au statut de Particulier Employeur (contrats, déclarations, arrêts, bulletins de salaire…)

• Maintenir les outils à jour en temps réel (notamment Salesforce et Céleste)

• Assurer un lien fluide avec les SAAD pour les entrées, sorties et la facturation

🚀 Objectifs du poste :

• Garantir des dossiers d’entrée complets pour chaque colocataire

• Assurer un rappel rapide des dossiers transmis (dans la demi-journée)

• Réaliser les procédures administratives (Particulier Employeur, changement de modèle…) dans les délais et sans erreur

• Maintenir une collaboration fluide avec l’équipe Finance pour limiter les erreurs de facturation

• Créer une requête Service Client pour chaque sollicitation reçue

• Traiter et clôturer les demandes administratives dans les délais impartis

• Maintenir un taux de service minimum de 80 % sur les lignes GA et Service Client pendant les heures ouvrées

• Contribuer à une expérience client fluide et satisfaisante tout au long du parcours administratif